ফ্যাক্টরীতে ইন্টারনাল অডিট
ক. বাহ্য নিরাপত্তা
১. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের কোন বাহ্য দেয়াল বা বেড়া আছে কি ? যদি থাকে তবে সুনির্দিষ্টভাবে তার উচ্চতা উল্লেখ করুন।
২. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের সম্মুখ প্রবেশদ্বার থেকে আলাদা কার্গো প্রবেশদ্বার (গ্রহন এবং বোঝাইকরন) আছে কি?
৩. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের আলাদা কার্গো পরিচালনা ও গুদামজাতকরণ এলাকা আছে কি?
৪. আপনার ফ্যাক্টরীর কার্গো কি পৃথক স্থানীয়, আন্তর্জাতিক, উচ্চমানের অথবা ঝুঁকিপূর্ণ ?
৫. আপনার ফ্যাক্টরীর কি নি¤œলিখিত বিষয়গুলোর জন্য আলাদা গুদামজাতকরণ এলাকা আছে :
ক. কাঁচামাল এর জন্য ইন্টারনাল অডিট
খ. অর্ধ-সম্পন্ন মাল?
গ. সম্পন্ন মাল?
ঘ. বিপজ্জনক মাল?
৬. কার্যদিন শেষে সকল প্যাকিং সম্পন্ন মাল প্যাকিং এলাকা থেকে সম্পন্ন মাল গুদামঝাতকরণ এলাকায় স্থানান্তর করা হয় কি?
৭. ফ্যাক্টরীর সকল দেয়ালের ক্ষতি ও অখন্ডতা নিয়মিত পরীক্ষা করা হয় কি ?
৮. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের সম্মুখ প্রবেশদ্বারে ও লোডিং এলাকায় নিরাপত্তা প্রহরী আছে কি ?
৯. আপনার ফ্যাক্টরীর সকল দরজা, জ্বানালা, গেট এবং দেয়াল সেই সাথে শিপিং এবং গ্রহণ এলাকা সঠিকভাবে আছে কিনা সেটা নিশ্চিত করার জন্য নিরাপত্তা প্রহরীরা নিয়মিত পরীক্ষা করে কি ?
১০. যদি কোন সমস্যার উদ্ভব হয় তাহলে নিরাপত্তা প্রহরী অথবা বিল্ডিং ম্যানেজমেন্টের সাথে যোগাযোগের জন্য আপনার ফ্যাক্টরীতে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ ব্যবস্থা আছে কি ?
১১. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের বাইরে কার্গো-গ্রহন ও কার্গো-বোঝাইকরণের জন্য পার্কিং এলাকা কি ব্যক্তিগত যানবহন পার্কিং এলাকা থেকে পৃথক ?
১২. ফ্যাক্টরীর সকল বিল্ডিং পর্যায়ক্রমে নিরীক্ষা ও মেরামত করা হয় কি?
১৩. আপনার ফ্যাক্টরীর সকল প্রবেশদ্বার কার্যদিবস শেষে তালাবদ্ধ করা হয় কি ?
১৪. ম্যানেজমেন্ট অথবা নিরাপত্তা ব্যক্তিরা সকল তালা ও চাবি সরবরাহ নিয়ন্ত্রণ করে কি?
১৫. আপনার ফ্যাক্টরী ভবনের ভিতর ও বাহিরের আলো ব্যবস্থা সকল কার্গো ও কন্টেইনার স্টোরেজ এলাকার জন্য কি যথেস্ট?
১৬. আপনার ফ্যাক্টরীতে নি¤œল্লিখিত স্থানসমূহে এলার্ম অথবা নিরীক্ষণ ভিডিও ক্যামেরা আছে কি?
ক. সম্মুখ প্রবেশদ্বার
খ.কার্গো প্রবেশদ্বার
গ. লোডিং এলাকা
ঙ. গুদামঘর
খ. প্রক্রিয়াগত নিরাপত্তা
১৭. আপনার ফ্যাক্টরী কি নি¤œল্লিখিত বিষয়গুলো স্থানান্তরের/চলাচলের লিখিত রেকর্ড সংরক্ষণ করে?
ক.কাঁচামাল
খ.উপাদান ও অর্ধ-সম্পন্ন মাল
গ.মজুদকরণ এলাকার ভিতর ও বাইরের সম্পন্ন মাল
১৮. আপনার ফ্যাক্টরীতে কার্গোর ভিতর ও বাইরের চলাচলের রেকর্ড পরীক্ষা ও কোন ভুল রেকর্ড রিপোর্ট করার প্রক্রিয়া আছে কি?
১৯. আপনার ফ্যাক্টরী কি কম্পিউটারের তথ্য ও প্রবেশ লিপিবদ্ধ এবং নিয়ন্ত্রণের জন্য কোন প্রক্রিয়া কার্যকর করে?
২০. আপনার ফ্যাক্টরী কি প্রতি তিন মাসে একবার সকল ইলেকট্রনিক যন্ত্রপাতি রক্ষনাবেক্ষণের জন্য কোন লগ বুক সংরক্ষণ করে?
২১. বিদেশী সরবরাহকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত তথ্য যথাযথভাবে ও সময়মত রিপোর্ট করা হয় কিনা সেটা নিশ্চিত করার জন্য আপনার ফ্যাক্টরীতে কি কোন লিখিত প্রক্রিয়া আছে ?
২২. আপনার ফ্যাক্টরী কি বিদেশী সরবরাহকারীদের তথ্য পরীক্ষা করার জন্য কোন সুপারভাইজর নিয়োগ করেছে?
২৩. অন্তর্গামী এবং বহির্গামী মালামাল ( যেমন কাঁচামাল ,অর্ধ-সম্পন্ন মাল, সম্পন্ন মাল এবং অন্য প্রকারের মাল) পর্যবেক্ষণ করার জন্য আপনার ফ্যাক্টরী কি কোন সুপারভাইজর নিয়োগ করে?
২৪. আপনার ফ্যাক্টরী কি আগমনরত কার্গোকে মালের তালিকার আগাম তথ্যের ভিত্তিতে পরীক্ষা করে?
২৫. আপনার ফ্যাক্টরী কি প্রস্থানরত কার্গোকে ক্রয় ও সরবরাহ নির্দেশনাবলীর/চাহিদার ভিত্তিতে যাচাই করে?
২৬. কার্গো গ্রহণের আগে অথবা ছাড়ার আগে আপনার ফ্যাক্টরী কি ড্রাইভারের আইডি যাচাই করে?
২৭. অন্তর্গামী ও বহির্গামী মালামালের বাড়তি ও ঘাড়তি পর্যবেক্ষণ এবং রিপোর্ট করার জন্য আপনার ফ্যাক্টরীতে কি কোন আদর্শ/বিশেষ নিয়ম আছে?
২৮. যদি আপনার ফ্যাক্টরতে কোন অস্বাভাবিক পরিস্থিতি ঘটে ( যেমন বড় ধরণের কোন বাড়তি বা ঘাড়তি) অথবা কোন অনৈতিক কার্যকলাপ ( যেমন বহির্গামী পণ্যের শিপমেন্টে নিষিদ্ধ পণ্য বা অস্ত্রের আবির্ভাব) তাহলে স্থানীয় পুলিশ বা সংস্থাকে জানানোর কোন প্রক্রিয়া আপনার ফ্যাক্টরীর আছে কি?
গ. প্রবেশ নিয়ন্ত্রণ
২৯. আপনার ফ্যাক্টরীর কর্মচারীরা কি ব্যাজ বা ফটো আইডি প্রদর্শন করে যেটা কার্যক্ষেত্রে তাদের ফ্যাক্টরীর কর্মচারী হিসেবে সনাক্ত করে?
৩০. নিরাপত্তা প্রহরী আপনার ফ্যাক্টরীতে কর্মরত শ্রমিক/ কর্মীবৃন্দের পরিচয়পত্র বা ব্যাজ কর্মকালীন সময় ও কর্ম শেষে পরীক্ষা করে কি ?
৩১. গুদামঘর, কন্টেইনার লোডিং এরিয়া ইত্যাদি সংরক্ষিত এলাকায় অননুমোদিত কর্মীদের প্রবেশরোধে আপনার ফ্যাক্টরী কি কোন প্রক্রিয়া কার্যকর করে?
৩২. আপনার ফ্যাক্টরী কি সকল পরিদর্শকের রেকর্ড সংরক্ষণ করে?
৩৩. যখন পরিদর্শকরা ফ্যাক্টরীতে প্রবেশ করে তখন কি তাদের ফটো আইডি প্রদর্শন করতে হয়?
৩৪. যখন কোন পরিদর্শক ফ্যাক্টরী পরিদর্শন করেন তখন তার সাথে ফ্যাক্টরী কর্মীরা থাকে কি এবং তিনি কি অস্থায়ী আই.ডি প্রদর্শন করেন?
৩৫. কোন আগন্তুক এবং তার গাড়িকে ফ্যাক্টরীতে প্রবেশের অনুমতি প্রদানের পূর্বে নিরাপত্তা প্রহরী বা রিসিপশনিষ্ট ফ্যাক্টরী কর্মীকে যার সাথে আগন্তুক দেখা করবে তাকে উল্লেখ করে কি?
৩৬. আপনার ফ্যাক্টরীর ম্যানেজমেন্ট ও নিরাপত্তা ব্যক্তিরা কর্মী, আগান্তুক ও বিক্রেতাদের আইডি ব্যাজ সরবরাহ ও অপসারণ যথাযথভাবে নিয়ন্ত্রণ করে কি?
৩৭. আপনার ফ্যাক্টরী কি প্রবেশ সরঞ্জাম ( যেমন চাবি, চাবির রিং ইত্যাদি) সরবরাহ, পরিবর্তন ও অপসারণ নিয়ন্ত্রণের জন্য কোন প্রক্রিয়া কার্যকর করে?
ঘ. ব্যক্তি নিরাপত্তা
৩৮. সাক্ষাৎকারসমূহ কি রেকর্ডের জন্য নথিবভুক্ত ও ফাইলবদ্ধ করা হয়?
৩৯. শ্রমিক বা কর্মচারীদের আইডির কপি যাচাই করে তাদের ব্যাক্তিগত ফাইলে কি রাখা হয়?
৪০. নি¤œলিখিত সেকসনের শ্রমিক/ কর্মচারীদের নিয়োগের আগে কি সাক্ষাৎকার নেয়া হয়?
– কার্টুন প্যাকিং
– প্যাকিংকৃত কার্টুন মজুদকরণ
– ড্রাইভার
– নিরাপত্তা প্রহরী/ সিকিউরিটি গার্ড
৪১. চাকরীপ্রার্থী সম্ভাব্য শ্রমিক/কর্মচারীদের ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য নি¤œলিখিত বিষয়গুলোর ভিত্তিতে যাচাই করা হয় কি?
– রেফারেন্স পরীক্ষা
– আইনি কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে পরীক্ষা ( যেমন পুলিশ, চেয়ারম্যান )
৪২. গুরুত্বপূর্ন পদধারী কর্মচারীদের ( যেমন সিকিউরিটি, কার্টুন প্যাকিং, কার্টুন স্টোরেজ, ড্রাইভার, একাউন্টস, আইটি) নিয়মিত পরীক্ষা ও তদন্ত করার জন্য আপনার ফ্যাক্টরীর কি কোন পলিসি বা প্রক্রিয়া আছে?
৪৩. যখন একজন কর্মচারী চকুরীচ্যুত হয় বা চাকরী শেষে চলে যায় তখন প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণের জন্য কোন পলিসি বা প্রক্রিয়া আছে কি?
– ফ্যাক্টরী আইডি এইচ আর ডিপার্টমেন্টকে ফেরত দেয়া হয়।
– ইস্যুকৃত তালাচাবি এইচ আর ডিপার্টমেন্টকে ফেরত দেয়া হয়।
– কম্পিউটার প্রবেশাধিকার ও পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করা হয়।
ঙ. তথ্য প্রযুক্তি নিরাপত্তা
৪৪. সকল কম্পিউটার কি নি¤œলিখিত বিষয়গুলোর ভিত্তিতে নিরাপদ:
– প্রবেশাধিকার পাসওয়ার্ড
– এন্টি-ভাইরাস সফটওয়ার
– ফায়ারওয়ালস
৪৫. যথাযথ প্রবেশ অনুমতি ছাড়া কি অন্য ডিপার্টমেন্টের তথ্যে প্রবেশ করা সম্ভব?
৪৬. কম্পিউটার প্রবেশাধীকার সম্পন্ন কর্মচারীদের জন্য কি কোন আইটি পলিসি আছে?
৪৭. সকল কম্পিউটারের কি ইন্টারনেটে প্রবেশের অনুমতি আছে?
৪৮. সকল কম্পিউটারের কি ই-মেইল সুবিধা আছে?
৪৯. কর্মচারীরা কি স্বাধীনভাবে কম্পিউটারে বাহ্য সফটওয়ার ইনস্টল করার অনুমতিপ্রাপ্ত?
৫০. কর্মচারীরা কি স্বাধীনভাবে ইন্টারনেট থেকে কম্পিউটারে কোন কিছু ডাউনলোড করতে পারে?
৫১. উল্লিখিত বিষয়গুলো নিয়ন্ত্রণের জন্য কি কোন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা (হার্ডওয়ার /সফটওয়ার) আছে?
৫২. উল্লিখিত বিষয়গুলোর কোন লঙ্ঘন হচেছ কিনা সেটা নিয়মিত পরীক্ষা ও সনাক্ত করা হয় কি?
৫৩. সকল কম্পিউটার ব্যবহারকারীদের কি আইটি ট্রেনিং দেয়া হয় এবং নথিবদ্ধ করা হয়?
চ. কন্টেইনার ও যানবাহন নিরাপত্তা
৫৪. অব্যবহৃত গাড়ি কি প্যাকিংকৃত কার্টুন পরিবহনের ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়?
৫৫. প্যাকিংকৃত কার্টুন পরিবহনের জন্য কি শিপিং কন্টেইনার ব্যবহৃত হয়?
৫৬ পণ্য পরিবহনগুলো নির্ধারিত সময়ের মধ্যে গন্তব্যে ঁেপৗছেছে কি না সেটা নিশ্চিত করার জন্য তাদের অনুসরণ করা হয় কি?
৫৭ কার্গো শিপমেন্টে যদি কোন ত্রুটি ধরা পড়ে ( যেমন অতিরিক্ত কার্টুন বা প্যাকেজ, সন্দেহজনক কন্টেইনার, সরবরাহ সময়ে অতিরিক্ত দেরী) ইত্যাদি ম্যানেজমেন্ট বা কর্তৃপক্ষকে জানানোর কোন পলিসি বা প্রক্রিয়া আছে কি?
৫৮ লোডিংয়ের আগে কন্টেইনার পরিদর্শনের ৭টি পয়েন্ট পালন ও লিপিবদ্ধ করা হয় কি?
– সামনে
– বাম পাশে
– ডান পাশে
– ফ্লোর/ মেঝে
– ছাদ
– চাকা
– দরজা/ লক সিস্টেম
৫৯ পরিদর্শন শেষে লোডিংয়ের পূর্বে কন্টেইনারগুলো কি তালাবদ্ধ করা হয়?
৬১ ফ্যাক্টরী ভবন ত্যাগের অনুমতি দানের পূর্বে শিপিং কন্টেইনারগুলো নিরাপদ করার জন্য জন্য কি যান্ত্রিক সীল ব্যবহার করা হয়?
৬২ যান্ত্রিক সীলগুলো শুধু অনুমোদিত ব্যাক্তিদের কঠোর প্রবেশাধীকার দ্বারা কি নিরাপদ করা হয়?
৬৩ যান্ত্রিক সীলগুলো ব্যবহারের ক্ষেত্রে কি নি¤œলিখিত রেকর্ডগুলো মেনে চলা হয়?
– যান্ত্রিক সীলের সিরিয়াল নম্বর
– কন্টেইনারের সিরিয়াল নম্বর
– কন্টেইনার পরিবহনের গাড়ি নম্বর
– তারিখ/সময়
– পিও/কাস্টমার/বিএল
৬৪ যদি নিরাপত্তা সীল নিয়ন্ত্রণে কোন ত্রুটি ঘটে ( যেমন অস্পষ্ট বা ভুল বা অতিরিক্ত সীল ইত্যাদি) তাহলে সেটা রিপোর্ট করার জন্য কি কোন পলিসি বা প্রক্রিয়া আছে?
ছ. ট্রেনিং ও সচেতনতা
৬৫ আপনার ফ্যাক্টরী কি সকল কর্মচারীর জন্য পোশাক, অননুমোদিত প্রবেশ,পণ্যের ক্ষতি, অভ্যন্তরীণ ষড়যন্ত্র, অনধিকার প্রবেশ ইত্যাদি বিষয়ের উপর ট্রেনিং প্রোগ্রাম পরিচালনা করে?
৬৬ আপনার ফ্যাক্টরী কি ভালোভাবে কার্গো পরিচালনা, সংরক্ষিত এলাকাতে প্রবেশ পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ, ভিতর ও বাহিরে কার্গো নিয়ন্ত্রণ, মেইল ও পার্সেল গ্রহণ এবং খোলা ইত্যাদি বিষয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের জন্য বিশেষ ট্রেনিং প্রোগ্রাম পরিচালনা করে।
৬৭ আপনার ফ্যাক্টরী কি উল্লিখিত ট্রেনিং প্রোগ্রামগুলোতে অংশগ্রহনের জন্য কর্মচারীদের কোন প্রেষণা ( যেমন টাকা, ছুটি) প্রদান করে?
জ. ব্যবসা অংশীদার
৬৮ এই নিরাপত্তা দাবীগুলো কি নি¤œলিখিত ব্যবসা অংশীদারদের ক্ষেত্রে স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা হয়? ( যেমন পরিবহনকারীদের জন্য: ড্রাইভাররা পথের মধ্যে কোন পথচারীকে গাড়িতে তুলতে পারবে না )
– নিরাপত্তা অংশীদার
– পরিবহন অংশীদার
৬৯ ব্যবসা অংশীদারকে নিয়োগের আগে তার ”সিকিউরিটি স্ট্যাটাস” কি বিবেচনা করা হয়?
৭০ নিরাপত্তা ক্ষেত্রে দুর্নাম আছে এমন কোন ব্যবসা অংশীদারকে তার প্রতিযোগীদের চেয়ে কম টাকা দাবীর কারণে নিয়োগ করা হয় কি?