কম বা বেশি শিপমেন্ট নীতিমালা
কারখানায় সকলকে উৎসাহিত করার বিষয়গুলি নিম্নরূপঃ
- ধুমপানমুক্ত পরিবেশ গড়া।
- ময়লা আবর্জনা কেবল নির্দিষ্ট স্থানেই ফেলতে হবে এবং এগুলোর মাধ্যমে পরিবেশ দূষণ না ঘটে।
- যখনই সম্ভব হবে বিদ্যুতের সাশ্রয় করতে এবং অপ্রয়োজনে বাতি না জ্বালাতে।
- কেবল রপ্তানী ছাড়া অন্যকোন প্রয়োজনে পলিথিন ব্যাগ এবং সমজাতীয় পন্য ব্যবহার না করতে এবং ঐসব ব্যাগ যেখানে সেখানে ছড়িয়ে রেখে পরিবেশ দূষণ না করতে।
- যতদূর সম্ভব পানির ব্যবহার সাশ্রয় করতে এবং ব্যবহারের পর পানির টেপ বন্ধ রাখতে।
- কারখানায় বায়ু সঞ্চালনের জন্য পর্যাপ্ত ভেনটিলেশনের ব্যবস্থা গ্রহন করা।
- সপ্তাহে একদিন কারখানার সর্বত্র বিশেষ পরিষ্কার পরিচ্ছনড়বতার ব্যবস্থা করা এবং রেজিষ্টার খাতায় লিপিবদ্ধ করা।
- কারখানার অভ্যন্তরে অপ্রয়োজনীয় উৎপাদন সামগ্রী সর্বক্ষন পরিষ্কার ও নির্গমন করা।
বায়ারের নির্র্ধারিত সংখ্যার চেয়ে অতিরিক্ত কিংবা কম মালামাল (গার্মেন্টস) শিপমেন্টের ক্ষেত্রে অটো গ্র“প এর সকল ফ্যাক্টরী নিুোক্ত নীতিমালা অনুসরন করে থাকে/ করবে-
- ফ্যাক্টরীতে উৎপাদিত কোন নির্দিষ্ট পণ্য বায়ার নির্ধারিত পারচেজ অর্ডার কোয়ানটিটির চেয়ে সাধারনত সর্বোচ্চ শতকরা ৫ (পাঁচ) ভাগ কম (ঝযড়ৎঃ) বা সর্বোচ্চ শতকরা ৫ (পাঁচ) ভাগ বেশি হলে তা বায়ারের অনুমোদন সাপেক্ষে শিপমেন্টে করা হয় ।
- কর্তৃপক্ষের অনুমোদিত ব্যাক্তি ছাড়া অন্য কেউ উক্ত নথিতে কোন কিছু পরিবর্তন করিতে পারিবেন না। যদি উক্ত নথিতে কোন কিছু পরিবর্তন করিতে হয় তাহলে অনুমোদিত ব্যাক্তি র্কৃপক্ষকে তাৎক্ষনিক অবহিত করিবেন এবং তাহা রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করিবেন।
- ফ্যাক্টরীতে উৎপাদিত কোন নির্দিষ্ট পণ্য বায়ার নির্ধাারত পার্চেজ অর্ডার কোয়ানটিটির চেয়ে কম বা বেশি হলে তা শিপমেন্টের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট বায়ারের অনুমোদন সাপেক্ষে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহণ করা হয়।
- শিপমেন্ট ব্যতীত রিজেক্ট গার্মেন্টস, অল্টার গার্মেন্টস, গার্মেন্টস পার্টস এবং অন্যান্য সংশ্লিষ্ট অংশ সমুহ ফ্যাক্টরী কর্তৃপক্ষ সংরক্ষণ করেন যা পরবর্তীতে কেন্দ্রীয় স্টোরে স্থানান্তর করা হয়।
শিপমেন্টের সময় পণ্য বেশি বা কম হলে সিকিউরিটি ব্যক্তিবর্গ নিম্নোক্ত পদ্ধতি অনুসরন করবে
- শিপমেন্টের জন্য মালামাল প্রস্তুত হলে ফিনিশড গুডস এরিয়া থেকে এসোর্ট সুপারভাইজার দায়িত্বশীল ষ্টোর অফিসারের কাছে প্রতি পিস কার্টুন হিসাবে বুঝে দিবে।
- কার্টুন বুঝে নেবার পর সংশ্লিষ্ট ষ্টোর অফিসার তা একটি রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করবে।
- ফিনিশিং সুপারভাইজার যতগুলো কার্টুন ষ্টোর অফিসারকে বুঝিয়ে দিবে ষ্টোর অফিসার তা সুশৃঙ্খলভাবে/সারিবদ্ধভাবে প্রতি পিস হিসাবে গণনা করে রাখবে এবং তা একটি রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করবে। এরপর ষ্টোর অফিসার সিকিউরিটি অফিসারের সাথে যোগাযোগ করে শিপমেন্টের ব্যাপারে কথা বলবে, পরামর্শ করবে।
- সিকিউরিটি অফিসার, ষ্টোর অফিসার, সিকিউরিটি কমান্ডার ও এইচ আর ডি অফিসারের উপস্থিতিতে কার্গোতে মালামাল বোঝাই করা শুরু হবে এবং সিকিউরিটি সদস্যরা তাদের নির্দিষ্ট পন্থা অবলম্বন করবে।
- শিপমেন্ট করার জন্য প্রস্তুতকৃত মালামাল বেশি হলে সিকিউরিটি গার্ড তৎক্ষনাৎ এইচ আর ডি বিভাগকে অবহিত করবে। এইচ আর ডি বিভাগ অন্যান্য সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গের সাথে কথা বলে পণ্য অতিরিক্ত হবার সিদ্ধান্ত গ্রহন করবে।
- শিপমেন্ট করার জন্য প্রস্তুতকৃত মালামাল কম হলে সিকিউরিটি গার্ড তৎক্ষনাৎ এইচ আর ডি বিভাগকে অবহিত করবে। এইচ আর ডি বিভাগ অন্যান্য সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গের সাথে কথা বলে পণ্য কম হবার সিদ্ধান্ত গ্রহন করবে।
- এইচ আর ডি বিভাগ এবং শিপমেন্টের সাথে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গ মিলে পণ্য বেশি বা কম হবার কারন অনুসন্ধানের মাধ্যমে উক্ত বিষয়ে একটি চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত গ্রহন করবে এবং উক্ত বিষয়ের উপর একটি স্মারক তৈরী করবে।
- শিপমেন্টের মালামাল বেশি বা কম হলে উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে একটি নিরপেক্ষ তদন্ত কমিটি গঠন করা হবে এবং উক্ত মালামাল কম বা বেশি হওয়ার প্রকৃত কারন বের করবে।
শিপমেন্টের সময় কার্গোতে অস্বাভাবিকতা পরিলক্ষিত হলে নিম্নোক্ত পদ্ধতি অনুসরন করা হয়
- শিপমেন্টের জন্য কারখানার অভ্যন্তরে কোন কার্গো প্রবেশ করলে সিকিউরিটি অফিসার, এইচ আর ডি অফিসারের উপস্থিতিতে প্রথমে কার্গোটি সেভেন পয়েন্ট চেক করা হয়। সেভেন পয়েন্ট চেক করে যদি সবকিছু ঠিক পাওয়া যায় তাহলে কার্গোটিকে শিপমেন্টর উপযোগী বিবেচনা করা হয় এবং এর পর কার্গোতে পণ্য বোঝাইয়ের প্রক্রিয়া শুরু হয়।
- লোডিং এরিয়াতে পরীক্ষিত কার্টুনগুলো গাড়ীতে লাইন করে সাজিয়ে তুলতে হবে এবং প্রতি লাইনে কয়টি করে কার্টুন আছে এবং মোট কতটি লাইন করা হয়েছে সে হিসাব নির্ভুল ভাবে রাখতে হবে।
- সকল কার্টুন সঠিক সংখ্যায় এবং সঠিক নিয়মে গাড়ীতে উঠানো হলে গার্ড কমান্ডার গাড়ীতে তালা লাগাবেন এবং গাড়ীতে সীল করে দিবেন। অতঃপর সিকিউরিটি অফিসার তালা ও সীল পরীক্ষা করবেন এবং রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
- অতঃপর গাড়ীর রেজিষ্টেশন নম্বর, চালকের নাম, ড্রাইভিং লাইসেন্স নম্বর নির্দিষ্ট রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করে গাড়ীচালককে গাড়ীতে বোঝাইকৃত মোট পণ্যের চালান এবং রোড ম্যাপ প্রদান করবেন একই সাথে গাড়ী লোডিং এরিয়া থেকে সীপোর্ট এর উদ্দেশ্যে ছেড়ে যাওয়ার নির্দেশ প্রদান করবেন। উক্ত তথ্য একটি নির্দিষ্ট রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
- গাড়ী কারখানা চত্ত্বর ছেড়ে যাওয়ার সাথে সাথে সংশ্লিষ্ট সি এন্ড এফ এজেন্টকে গাড়ী ছাড়ার সময় গাড়ীর রেজিষ্টেশন নম্বর, চালকের নাম, ড্রাইভিং লাইসেন্স অবহিত করতে হবে এবং গাড়ীটির পৌঁছানোর সংবাদ রেজিষ্টারে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
- পন্যবাহি গাড়ীটির যাত্রা কালীন সময়ে গন্তব্যে পৌাঁছাতে গ্রহণযোগ্য সময়ের চেয়ে বেশি সময় লাগলে তৎক্ষনাৎ কারখানার কর্তৃপক্ষকে অবহিত করতে হবে এবং ঘটনাটি তদন্ত করতে হবে। তদন্তে কোন গ্রহনযোগ্য য্ুিক্তযুক্ত কারন পাওয়া না গেলে ‘সি এন্ড এফ’ এজেন্ট গুদামে গিয়ে পুণরায় পরীক্ষা করতে হবে।
- কার্গো বোঝাই করার পর নির্দিষ্ট পদ্ধতি অনুসরন করে গন্তব্যে রওনা হয়। পণ্য বোঝাই কার্গোটি রওনা হলে রাস্তায় যদি কোন সমস্যা হলে বা অনহড়ৎসরঃরবং পরিলক্ষিত হলে উক্ত কাজে নিয়োজিত সিকিউরিটি এইচ আর ডি এবং সি এন্ড এফ বিভাগকে অবহিত করবে।
- কার্গো গন্তব্যে পৌাঁছানোর পর যদি কোন সমস্যা হয় বা অনহড়ৎসরঃরবং পরিলক্ষিত হয় তাহলে সংশ্লিষ্ট কাজে নিয়োজিত সিকিউরিটি এইচ আর ডি এবং সি এন্ড এফ বিভাগকে অবহিত করবে।