কারখানার ক্যাশ সংক্রান্ত নীতিমালা
১। সব ধরনের লিখিত চাহিদা হেড অফিসের হিসাব বিভাগে সন্ধ্যা ৬ টার মধ্যে পাঠাতে হবে প্রয়োজনীয় দ্রব্য গ্রহনের ২ দিন আগে । যাতে াফিস দ্রব্যটির প্রয়োজনীয়তা নিরুপন করতে ও অর্থ যোগানোর ব্যবস্থা গ্রহন করার জন্য কমপক্ষে ১ দিন সময় পান।
২। জরুরী চাহিদার ক্ষেত্রে যেখানে এধরনের ১ দিন সময় দেয়া সম্ভব নয় , সেক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মানেজার ব্যক্তিগতভাবে এ্যাকাউন্টস ম্যানেজারের সাথে কথা বলবেন এবং জরুরী প্রয়োজনীয়তার কারন ব্যাখ্যা করবেন। নয়তো প্রত্যেকেরই আগে ভাগে চিন্তা করা এবং অন্তত ২ দিন আগে চাহিদাপত্র প্রদানের ব্রাপারে উৎসাহী হওয়া দরকার।
৩। চাহিদাপত্রে পরিষ্কার ভাবে কি জন্য এবং কেন পন্যটি প্রয়োজন তার উল্লেখ থাকতে হবে।
৪। হেড াফিসের হিসাব বিভাগ সন্ধ্যা ৬ টার পরে সেই দিনের জন্য চাহিদাপত্রে নেয়া বন্ধ করবে। পরবর্তী অর্ধঘন্টা সময় নিয়ে তারা চাহিদার কাগজপত্র প্রসেসিং করবে। ঠিক সাড়ে ৬ টায় ডিরেক্টরের স্বাক্ষর চাহিদাপত্রের টপশীটে নিয়ে নিতে হবে।
৫। পরের দিন কারখানার ক্যাশ এর জন্য ব্যাংকের চেক বই সকাল ১০ টার মধ্যে স্বাক্ষর করিয়ে নিতে হবে।
৬। কারখানায় এ্যাকাউন্টস কর্মীবৃন্দ সকাল ১০ টার মধ্যে হেড অফিসে উপস্থিত হবে চাহিদাপত্রের দাবি অনুযায়ী টাকা তোলার জন্য।
৭। যদি হেড অফিসের হিসাব বিভাগ বোঝে যে টাকা সেই দিনের মধ্যে খরচ করা যাবে না তাহলে তাদের সেই দিন টাকা দেয়া উচিৎ হবে না বরং তাদের উচিৎ হবে কারখানা হিসাব বিভাগকে পরের দিন টাকা নিতে আসার জন্য বলে দেয়া।
৮। যদি কারখানার হিসাব বিভাগ দেখে যে ব্যবহৃত অর্থ ১ লক্ষ টাকার বেশী তাহলে তারা সেই অর্থ একটি মুখবন্ধ খামে ভরে একটি বন্ধ ব্যাগে রেখে হেড অফিসে পাঠিয়ে দেবে।
৯। কোন নগদ অর্থ ব্যাক্তিগত লকার বা ড্রয়ারে রাখা যাবে না। প্রতিদিন সন্ধ্যায় ক্যাশিয়ার কর্তৃক অর্থ গোনা হবে এবং উদবৃত্ত অর্থ চেক করা হবে। প্রতিদিনের খরচের বর্ননাও ক্যাশিয়ারকে তৈরি করতে হবে। এটা দেখাবে আগের উদবৃত্ত অর্থ নতুন অর্থ সমাগম, সারাদিনের খরচ এবং অবশিষ্ট উদবৃত্ত অর্থ । তারপরে সেই শীট ক্যাশিয়ার এবং কারখানায় এ্যাকাউন্টস অফিসার স্বাক্ষর করবে। তার একটি কপি জেনারেল ম্যানেজার (প্রশাসন) কে হস্তান্তর করতে হবে। অন্য কপি ক্যাশের সাতে লকারে রেখে দিতে হবে, লকারে রক্ষিত অর্থ এবং যে ব্যালেন্স ক্যাশের হিসাবপত্রে দেখানো হবে তার পরিমান একই হতে হবে।
১০। কোম্পানির কোন নগদ অর্থ কোন ব্যক্তির হাতে অফিস চলাকালীন সময়ের পরে থাকতে পারবে না। দিনের শেষে কোন অর্থ যদি খরচ না হয়ে থাকে তবে সেই ব্যক্তি সেই অর্থ কারখানায় ক্যাশিয়ারের কাছে সঠিক কাগজপত্র সহ ফেরত দেবে।
১১। কারখানায় সংশ্লিষ্ট সকল ব্যক্তি এবং হেড অফিস ক্যাশের পরিবর্তে চেকের মাধ্যমে বিল প্রদান করার চেষ্টা করবে। নগদ অর্থ বা ক্যাশ দেয়া হবে তখনই, যখন চেক ব্যবহার করা যায় না।
সংশ্লিষ্ট সবার কাছে আশা করা যাচ্ছে যে, সবাই উপরে বর্নিত দায়িত্ব পালনকারী ব্যক্তিদের যথায়ত সহোযোগিতা প্রদান করবে।