তালা-চাবি নিয়ন্ত্রন নীতিমালা
নীটওয়্যার লিঃ আমদানী এবং রপ্তানী পন্যের সুষ্ঠ নিরাপত্তা বাস্তবায়নের লক্ষ্যে এবং কারখানার নিরাপত্তার জন্য কারখানা কর্তৃপক্ষ তালা-চাবি নিয়ন্ত্রন নীতিমালা প্রনোয়ন করেছে।
আমদানী এবং রপ্তানী পণ্যের সুষ্ঠ বাস্তবায়নের লক্ষ্যে ক্রেতার নির্দেশনা অনুযায়ী রপ্তানী পণ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করণের উদ্দেশ্যে কারখানা খোলা ও বন্ধ করার জন্য নিুলিখিত পদ্ধতি অবলম্বন করা হয়। প্রতি কারখানায় ৩ সেট চাবি থাকে যেমন-
- প্রথম সেট হেড অফিস সংরক্ষিত থাকে।
- দ্বিতীয় সেট ফ্যাক্টরী জরুরী চাবীর বক্সে জমা থাকে।
- তৃতীয় সেট কি হোল্ডার রক্ষনাব্ক্ষে করে।
নীটওয়্যার লিঃ আমদানী এবং রপ্তানী পন্যের সুষ্ঠ নিরাপত্তা বাস্তবায়নের লক্ষ্যে কারখানা খোলা ও বন্ধ করার সময় এবং কারখানা চলাকালীন সময় নি¤œলিখিত পদ্ধতি অবলম্বন করে চাবি রক্ষণাবেক্ষণ নীতিমালা অনুসরন করে থাকে
- কারখানায় ব্যবহারিত তালার তিন সেট চাবি নি¤েœাক্ত উপায়ে সংরক্ষণ হবে।
- প্রথম সেট চাবি ফ্যাক্টরীতে দায়িত্ব প্রাপ্ত প্রশাসন বিভাগের প্রধানের নিকট সংরক্ষিত থাকবে।
- দ্বিতীয় সেট ফ্যাক্টরীর চাবির বক্সে দৈনন্দিন ব্যবহারের জন্য জমা থাকবে।
- তৃতীয় সেট কর্পোরেট অফিসের মানবসম্পদ ও প্রশাসন শাখায় জমা থাকবে।
চাবির নিয়ন্ত্রন পদ্বতি ঃ-
- Security Officer/Admin Manager/Security Guard এর উপস্থিতিতে কারখানা খুলতে এবং বন্ধ করিতে হইবে।
- কারখানা বন্ধ করার পূর্বে কারখানার ভিতরে সকল দরজা এবং জানালা অবশ্যই চেক করিয়া তাহার বন্দ নিশ্চিত করিতে হইবে।
- Security Officer/Admin Manager/ Store In charge যদি অনুপস্থিত থাকে তবে কারখানার উর্দ্ধতন কর্তৃক ফ্যাক্টরীর জিএম/এফএম/পিএম এর উপস্থিতিতে কারখানা খোলা এবং বন্ধ করিতে হইবে।
- কোন ফ্যাক্টরীর যদি একটি চাবিও হারানো যায় তবে তার সাথে সাথে হেড অফিসের ডাইরেক্টর এডমিন এন্ড কমপ্লাইয়েন্সকে জানাইতে হইবে এবং তাঁর এর অনুমতি সাপেক্ষে সমস্ত তালা পরিবর্তন করিতে হইবে।
- সকল চাবির ছড়ায় মোট চাবির সংখ্যা উল্ল্যেখ থাকবে।
- চাবির বক্সে ক্রমিক নং ও স্থান উল্লেখ থাকবে।
- তালা-চাবি র পরিমান প্রশাসন বিভাগের প্রধানের অনুমতি ছাড়া বৃদ্ধি করা যাবেনা এবং নতুন চাবি যথাযথ নিয়মে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
- চাবির বক্সের সকল চাবি জমা হবার পর প্রতিদিন দায়িত্ব প্রাপ্ত কর্মকর্তা দ্বারা গননা পূর্বক বক্স সীল হবে এবং পরবর্তী দিন নির্ধারিত ব্যক্তিদের উপস্থিতিতে সীল খোলা হবে।
- যারা চাবি উত্তলনের জন্য নির্ধারিত ব্যক্তি হবেন তারা ব্যতীত অন্য কেউ চাবি উত্তোলন করতে পারবেন না।
- অনুমোদিত ব্যক্তির অনুপস্থিতিতে বিকল্প ব্যক্তির নাম অনুমোদীত হবে।
- চাবি উত্তলনের জন্য অনুমোদিত ব্যক্তিগনকে ফ্যাক্টরীর বাহিরে যাবার প্রয়োজন হলে চাবি বক্সে জমাদান পূবর্ক বাহির হবেন।
- সকল চাবির ক্রমিক নং অনুযায়ী একটি অংশ কর্পোরেট অফিসএর মানব সম্পদ ও প্রশাসন শাখার কাছে ফ্যাক্টরী প্রশাসনিক কর্মকর্তার মাধ্যমে জমা হবে।
- যদি কোন তালা চাবি হারানো যায় তবে কারখানার প্রশাসন শাখার তদন্তপূবর্ক নতুন তালা প্রশাসন শাখার তত্ত্বাবধায়নে অনতিবিলম্বে প্রতিস্থাপন করতে হবে।
- তালায় সীল ইস্যু/সীল লাগানো ও সীল খোলার জন্য একটি রেজিস্ট্রার থাকবে।
- চাবি উত্তলনের প্রাধিকারভূক্ত সকলের ছবি ও নমুনা স্বাক্ষর নিরাপত্তা শাখায় প্রদান করতে হবে।
- নির্ধারিত ছক অনুযায়ী নিরাপত্তা শাখা চাবি উত্তোলন ও জমা রেজিস্ট্রারে অর্ন্তভূক্ত করবেন।
- তালা-চাবি ক্রয়এর সময় তিনটির অধিক চাবি থাকলে প্রশাসন শাখার তত্ত্বাবধায়নে ধ্বংস করে রেজিস্ট্রারে নথিভূক্ত করতে হবে।
- Key Holder Persons এর মধ্যে কোন ব্যক্তি কোন কারণে Resign/Dismiss/ Termination/Retirement হয় তবে উক্ত পদে যতদিন পর্যন্ত কোন লোক নিয়োগ না হয় ততদিন পর্যন্ত ফ্যাক্টরী প্রধানের উপস্থিতিতে অন্য যারা কবু Key Holder Persons থাকে তাহারা সমস্ত ফ্যাক্টরীর চাবির দ্বায়িত্ব বুঝিয়া রাখিতে হইবে।
- কারখানায় Key Control Register নামে একটি Resister Maintain করা হয়, উক্ত Resister এ প্রতিদিন কোন সময় ফ্যাক্টরী খোলা হয় এবং কোন সময় বন্ধ হয় ইত্যাদি সম্পর্কে সমস্ত Information লিপিবদ্ধ করা হয়।