ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট

ডকুমেন্ট  -অটো  এ্যাপারলেস্ লমিটিডে নন্মিোক্ত উপায়ে ডকুমন্টে কন্ট্রোল করে থাক।ে। এটাও পরতে পারেন রিক্স ম্যানেজমেন্ট Risk Management এর বিস্তারিত বর্ণনা, উদ্ধারকারী দলের দয়িত্ব ও কর্তব্য

কন্ট্রোল অব ডকুমন্টে

প্রত্যকেটি র্অডাররে র্অডার ফাইল (প্রোডাকশন ফাইল) র্মাচন্ডোইজার এর কাছ থকেে প্রাপ্তি স্বীকার পত্ররে মাধ্যমে এজএিম, কারখানা ব্যবস্থাপক, ‍কউি.এ ব্যবস্থাপক, এবং কাটংি ইনর্চাজ স্বাক্ষর করে গ্রহন করব।ে প্রত্যকেটি ফাইল শুরুর তারখি ,ফাইল নাম্বার ও কন্ট্রোল সীল উল্লখে থাকব।ে র্মাচন্ডোইজার এই ডকুমন্টে ‌উল্লখেতি সকলকে প্রদান করব।ে র্অডার ফাইলে প্রদত্ত ডকুমন্টেরে মধ্যে বায়ার বা তার প্রতনিধিি র্কতৃক কোন পরর্বিতন,সংযোজন বা বয়িোজন সংক্রান্ত ডকুমন্টে পুন:প্রদানরে ক্ষত্রেওে একইভাবে প্রাপ্তি স্বীকার পত্ররে মাধ্যমে র্মাচন্ডোইজার তা সংশ্লস্টি সকলকে প্রদান করব।ে

কারখানায় ব্যবহৃত সকল বভিাগরে সকল ফরম এ ফরম নাম্বার এবং রভিশিন নাম্বার উল্লখের্পূবক নয়িন্ত্রতি অবস্থায় রয়ছে।ে এইচ আর বভিাগ কারখানায় ব্যবহৃত সকল ফরম মাস্টার লস্টি অব ডকুমন্টে ফাইল এ সংরক্ষন করে । প্রত্যকে বভিাগীয় প্রধান তার বভিাগে ব্যবহৃত প্রত্যকেটি কন্ট্রোল ফরম এর একটি কপি সংরক্ষন করব।ে

কারখানায় যে কোন বভিাগে নতুন ভাবে যদি কোন ফরম চালু করার প্রয়োজন হয় তাহলে উক্ত নতুন ফরমরে একটি কপি বভিাগীয় প্রধান এইচ আর বভিাগে জমা দবি।ে এইচ আর বভিাগ জনোরলে ম্যানজোর এর অনুমোদন সাপক্ষেে  কনট্রোলড সীল, ডকুমন্টে নাম্বার ও রভিশিন নাম্বার দয়িে মাস্টার লস্টিে র্অন্তভূক্ত করবে এবং তা উক্ত বভিাগীয় প্রধানকে হস্তান্তর করব।ে বভিাগীয় প্রধান রফোরন্সে হসিাবে একটি কপি সংরক্ষন করবে এবং ব্যবহার করব।ে

বাহরি থকেে আসা সকল ডকুমন্টে রসিপিশন এ রক্ষতি রজেস্টিার এ রজেস্টিার নাম্বার লপিবিদ্ধ হয়ে সংশ্লস্টি বভিাগে যাব।ে

সকল সফট ডকুমন্টে আদান প্রদানরে ক্ষত্রেে কারখানার আইটি র্সাভার এর মাধ্যমে আদান প্রদান করা হব।ে

রভিশিন অব ডকুমন্টে:

যদি র্বতমানে ডকুমন্টে কোন পরর্বিতন, পরর্বিধন এর প্রয়োজন হয় তাহলে ডকুমন্টেটি যে বভিাগরে সইে বভিাগীয় প্রধান পরর্বিতনরে প্রস্তাবনা সহ এইচ আর এ জমা দবি।ে এইচ আর বভিাগ পরর্বিততি ডকুমন্টে জনোরলে ম্যানজোররে অনুমোদন গ্রহন করে ডকুমন্টেে রভিশিন নস্বর:০১ দবিে এবং মাস্টার লস্টিে র্অন্তভূক্তি করব।ে পরর্বতীতে তা বভিাগীয় প্রধানকে ব্যবহাররে জন্য হস্তান্তর করব।ে বভিাগীয় প্রধান ১টি কপি সংরক্ষন করবে এবং ব্যবহার করব।ে

কন্ট্রোল অব অবসোলটি ডকুমন্টে:

কোন ডকুমন্টেরে ব্যবহার যখন বাতলি হয় তখন বভিাগীয় প্রধান তা এইচ আর বভিাগে জমা দয়ে ।এইচ আর বাতলিকৃত ডকুমন্টে এ অবসোলটি সলি দয়িে তা অবসোলটি ফাইলে সংরক্ষন করব।ে নতুন ডকুমন্টেে রভিশিন:০১ দয়িে চালু হয়ে যাব।ে

যখন কোন সকেশন /বভিাগ কোন ডকুমন্টে / র্অডার ফাইল সকেশন থকেে অব্যবহৃত বলে ফরেৎ দবিে তখন ডকুমন্টে / ফাইলে অবসোলটি সীল দবিে এবং র্অডার ফাইলরে লস্টি করে এইচ আর বভিাগে জমা দবি।ে এইচ আর বভিাগ লস্টি অনুযায়ী ডকুমন্টে গ্রহন করবে এবং তা সংরক্ষন করব।ে

ডকুমন্টে এর ব্যবহার:

কারখানায় ব্যবহৃত প্রতটিি ডকুমন্টেে ফরম নাম্বার(ঋ/উবঢ়ঃ.ঘধসব/ঘ০)রভিশিন নাম্বার (০০/০১)রয়ছেে কনিা তা নশ্চিতি করবে বভিাগীয় প্রধান কারখানায় ব্যবহৃত কোন ডকুমন্টে ফরম নাম্বার এবং রভিশিন নম্বর ছাড়া থাকবে না এবং কউে ব্যবহার করতে পারবে না।

ক্লােজংি অব ডকুমন্টেস:

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট  যখন কোন স্টাইলরে শষে শপিমন্টে পূনাঙ্গ হবে তখন স্টাইলরে সাথে সম্পৃক্ত সকল ডকুমন্টে সহ ফাইলটি ক্লোজ করতে হব।ে

স্টোরংি প্রসসে অব ডকুমন্টেস:

র্অডার শষেে সকল ফাইল সম্পেলসহ  ক্লোজ করতে হব।ে স্টাইল ও র্অডার  নাম্বার অনুযায়ী শষে শপিমন্টেরে  তারখি সহ ডকুমন্টেসেগুলো  অবসোলটি র্মাক দয়িে ফাইল ক্লোজ হব।ে অবসোলটি করা ফাইল এর সংখ্যা এক র্কাটূন পরমিান হলে বভিাগীয় প্রধান একটি র্কাটূনে  ভরে তা সনাক্তকরনরে জন্য নাম্বারসহ এইচ আর বভিাগে জমা দবি।ে র্কাটূনে রাখা ডকুমন্টেস এর একটি তালকিা থাকবে যা এইচ আর বভিাগ সংরক্ষন করব।ে কারখানার স্টোরে রাখা ডকুমন্টে ৫ বছর র্পযন্ত সংরক্ষন করব।ে

ডসিপোজাল অব ডকুমন্টেস:

কারখানার স্টোরে ডকুমন্টে সংরক্ষন এর ময়োদ পাচ বছর র্পূন হওয়ার পর তা আগুনে পোড়ানোর মাধ্যমে ডসিপোজ করা হব।ে